SMART SCIM – Soluția informatică pentru Control Intern Managerial într-o  organizație

Soluția asigură implementarea Sistemului de Control Intern Managerial în conformitate cu ORDINUL SGG nr. 400/2015

Conceptul de control intern

Accepţiunea largă  – controlul intern este răspunsul la întrebarea „ce se poate face pentru a deţine un control cât mai bun asupra activităţilor?”

Definiţie,,Controlul intern reprezintă ansamblul politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de către managementul şi personalul entităţii publice, în vederea furnizării unei asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entităţii publice într-un mod economic, eficient şi eficace; respectarea regulilor externe şi a politicilor şi regulilor managementului; protejarea bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi depistarea fraudelor şi greşelilor; calitatea documentelor de contabilitate şi producerea în timp util de informaţii de încredere, referitoare la segmentul financiar şi de management.  (OMFP 946/2005)

Cele 5 elemente componente ale controlului intern sunt:

–          Definirea și reprezentarea mediului de control

–          Performanța și managementul riscurilor

–          Informarea și comunicarea

–          Activitățile de control (scorecard, benchmarking, monitorizare riscuri etc)

–          Auditarea și evaluarea

Legislația în vigoare stabilește  Standardele de control intern care reprezintă un ansamblu minimal de reguli de management care trebuie să fie aplicate în oricare entitate publică;

Prin această reglementare a standardelor de management / control intern se  urmărește, pe de o parte, crearea unui model de control managerial unitar și coerent pentru entitățile publice iar, pe de altă parte, utilizarea standardelor drept sistem de referință în raport cu care se evaluează calitatea sistemelor de control managerial ale entităților publice.

Instrumentele sistemului de control intern

Obiectivele:

Reprezintă efectele pozitive pe care conducerea încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite.

Mijloacele:

Ansamblul resurselor umane, financiare şi materiale, privite în corelaţie cu realizarea obiectivelor.

Sistemul Informațional:

Reprezintă totalitatea procedeelor, metodelor şi mijloacelor utilizabile la nivelul entităţii, în cadrul procesului informaţional considerat ca rezultat al operaţiilor de culegere, prelucrare, sistematizare, transmitere, valorificare şi stocare a datelor şi informaţiilor.

Organizarea:

Constituie un ansamblu de măsuri, metode, tehnici, mijloace şi operaţiuni, prin care conducerea stabileşte componentele procesuale şi structurale ale entităţii publice, în vederea realizării obiectivelor propuse

Procedurile:

Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite si regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii. Implementarea efectivă a sistemului de management al controlului intern se bazează pe produse mature, complet integrate.

Soluția SMART SCIM care asigură implementarea informatică a Sistemului de Control Intern Managerial este de tipul portalurilor colaborative, bazat pe tehnologie de ultimă generație. Soluția asigură managementul riscului în organizație, corelat cu activitatea și evaluarea angajaților, precum și gestionarea documentelor și proceselor necesare implementării unui control managerial efectiv.

Cadrul de implementare conceput pentru implementarea Sistemului de Control Intern Managerial asigură implementarea completă a OSGG 400, cu modificările și completările ulterioare.

Prezentăm mai jos schema conceptuală a soluției SMART SCIM:

În scopul implementării, sunt avute în vedere componentele controlului intern (managerial), componente ce sunt strâns interdependente,  care decurg din maniera în care sunt administrate activitățile şi care sunt integrate în aceste activităţi.

Deși toate cele 5 componente ale controlului intern sunt aplicabile oricărei entitati, punerea lor în practică se realizează în mod diferit în conformitate cu particularitățile proprii fiecărei entităţi în parte. Solutia SMART SCIM este  flexibilă și are capacitatea de adaptare la  cerințele și particularitățile de organizare și funcționare specifice fiecărei  organizații.

Metodologia de implementare a sistemului de control intern managerial

Soluția SMART SCIM pentru implementarea Sistemului de Control Intern Managerial permite o definire rapidă a mediului de control intern, metodologia de lucru asigurând posibilitatea de implementare rapidă și unitară a standardelor cuprinse în OSGG 400.

Experiența consultanților noștri în domeniul funcționării instituțiilor publice, analiza, proiectarea și implementarea proceselor, procedurilor și fluxurilor de lucru în cadrul sistemelor informatice colaborative, evaluarea performanței, resursele umane, domeniul financiar contabil, analiza și implementarea sistemelor de management al calitații ne recomandă pentru implementarea corectă și funcțională, conform cerințelor OSGG 400 cu modificările și completările ulterioare și a bunelor practici în domeniu.

Parteneriate strategice și de implementare

La MOBIUS am înțeles nevoia instituțiilor publice de a avea un sistem de control intern managerial functional și ușor de operat, astfel că am coroborât  resursele și experiența noastră și cunoștințele altor specialiști în domeniu pentru a dezvolta o soluție completă, care să ofere beneficiile utilizarii unui sistem de control intern managerial funcțional. SMART SCIM este o soluție dezvoltată în urma unui proces îndelung de analiză a standardelor și metodologiei de lucru în domeniul managementului controlului intern.

Echipa de analiză, concepție și dezvoltare a acestui produs este formată din specialiști care dețin o bogată experiență în domeniul guvernanței corporative și a managementului de risc, sistemelor de management al calității, resurselor umane, administrației publice și a soluțiilor IT având experiență în analiza și implementarea de sisteme informatice complexe, fiecare dintre liderii echipei având minim 10 ani de experiență în domeniul de competență. Companiile partenere dețin o  mare experiență în cel puțin unul dintre domeniile: Control intern, Managementul riscului, Guvernanță, Analiza de procese, IT&C, Implementarea sistemelor de management al calității, Audit, Managementul resurselor umane.

Inovaţia susţinută de experienţa îndelungată

Implementarea unui sistem de control intern managerial funcțional, eficient și adecvat este o provocare atât pentru management cât și pentru întreaga organizație. SMART SCIM asigură o implementare optimă ce permite derularea activitatii organizației fără turbulențe precum și conformitatea cu standardele de control intern.

Beneficiile sunt rapid vizibile prin clarificarea responsabilităților în zona managementului. Soluția SMART SCIM inovează prin abordarea integrată a funcționalităților diverse și asigurarea trasabilității proceselor interne

Funcționalități complete pentru un impact pozitiv pe termen lung

Dezvoltată ca o aplicație WEB pentru a permite interfațarea rapidă cu utilizatorul și o implementare ușoară, soluția SMART SCIM este unica de acest gen din România. Fiind o soluție ușor de modelat, asigură implementarea completă și funcțională a unui sistem de management al controlului intern.

Principalele funcționalități oferite sunt:

  • Definirea obiectivelor
  • Definirea rapidă a structurii organizaționale și o ușoară actualizare în caz de modificări
  • Planificarea activităților
  • Stabilirea și urmărirea criteriilor de performanță
  • Evaluarea resurselor umane  în conformitate cu prevederile legale
  • Monitorizarea activităților și performanțelor
  • Gestionarea și tratarea riscurilor
  • Implementarea procedurilor și proceselor de lucru
  • Elaborarea planurilor de prevenire
  • Elaborarea planurilor alternative de răspuns la riscuri (planuri de contingență)
  • Implementarea fluxurilor de lucru pentru gestionarea și punerea în operă a acestor planuri
  • Monitorizarea implementării măsurilor specifice în conformitate cu necesitatea sau/și cu standardele implementate sau asumate la nivelul organizației.
  • Delegarea și urmărirea responsabilităților
  • Planificarea activității de monitorizare și urmărirea acesteia
  • Sistem automat de detecție a neconformității în activitățile de management al riscului și a proceselor de lucru
  • Posibilitatea de conectare la alte sisteme pentru a crea declanșatori de monitorizare
  • Sistem de acces de la distanță care permite angajarea de experți externi
  • Notificarea automată a responsabililor în cazul actualizării documentelor sau informațiilor despre proceduri, documente, riscuri
  • Informarea tuturor celor implicați
  • Definirea și monitorizarea accesului la resurse
  • Trasabilitatea corespondenței și sarcinilor conexe

 

Beneficii pentru întreaga organizație

SMART SCIM asigură un management eficient al activității de gestionare a riscurilor prin administrarea facilă a datelor actualizate privind riscurile la care este expusă organizația, generarea automată de rapoarte, trasabilitatea activității de management al riscurilor, monitorizarea proactivă a planurilor de răspuns și delegarea și urmărirea sarcinilor.

Dezvoltată în conformitate cu legislația în vigoare în sectorul public, soluția asigură următoarele beneficii:

  • Alinierea la standardele legislative în vigoare(Ordin SGG nr. 400 cu modificarile și completările ulterioare)
  • Ușurință în gestionarea activităților de management al riscului
  • Reducerea timpului necesar activității de gestionare a riscurilor Asigurare suport pentru justificarea investițiilor prin prisma impactului în reducerea riscurilor la care este expusă organizația sau obiectul activității
  • Posibilitatea de concentrare pe riscurile iminente și semnificative
  • Îmbunătățirea vitezei de reacție și a capacității de a răspunde riscurilor prin acces instant la informațiile necesare
  • Îmbunătățirea managementului general al organizației prin eficientizarea activităților de management al riscului
  • 100% trasabilitate în activitățile de management al riscului (acțiuni, utilizatori, documente încărcate, fluxuri urmărite, decizii aplicate etc.)
  • Posibilitatea de a angaja experți externi organizației care să asigure aportul lor în cadrul procesului
  • Gestiunea facilă a monitorizării factorilor de risc
  • Creșterea capacității organizației de a se adapta la provocările viitoare
  • Un management al controlului intern.