0241 550 780
Arhivare electronică
Ce reprezintă arhivarea electronică?
Arhivarea electronică constituie procedeul de stocare securizată a procesului de conversie în format digital.
Despre ce este vorba..
V-aţi dori bibliorafturile cu acte mai degrabă desfiinţate? Aţi prefera să găsiţi un material imediat, decât să pierdeţi minute preţioase pentru căutarea lui? Biroul fără hârtii fac posibil acest lucru dacă faceţi de la început o planificare înţeleaptă. Cum vă puteţi orienta, în mod profesionist, spre o arhivare electronică adecvată şi astfel să evitaţi greşelile, aflaţi la acest capitol.
Analiza arhivei fizice a clientului
- Numărul total de documente
- Dimensiunile/formatele per volum
- Gradul de uzură per volum/formate
- Separarea pe departamente
- Legătura ce urmează a fi făcută între arhiva fizică și cea electronică
Scanare documentelor
De la documente de dimensiunea unei cărți de credit până la documente de dimensiune A0+
Identificare și indexare
Identificarea tipurilor de documente și indexarea acestora în funcție de câmpurile stabilite anterior
Transfer
Transferul tuturor informațiilor într-o bază de date
Export
Exportul tuturor informațiilor pe serverul de arhivare al clientului
Beneficii
- Spaţiu necesar mai mic: va reduce necesarul de spaţiu cu cel puţin 90%
- Prelucrare mai rapidă: vă puteţi găsi şi prelucra documentele în câteva secunde și în acest fel reduceţi timpul pentru luarea deciziilor, timpul de prelucrare pentru procedee şi proiecte, timpul necesar pentru căutarea hârtiilor
- Costuri de personal mai mici
- Costurile de personal pentru căutare, accesare şi administrare pot fi de asemenea micşorate
- Acces mai rapid la informaţii: în sfera informaţiilor dumneavoastră nu mai există frânturi din punct de vedere al locului unde ele se găsesc, deci nu mai trebuie să vă gândiţi dacă o informaţie pe care o căutaţi se găseşte pe suport de hârtie sau pe calculator
- Informaţiile sunt accesibile în acelaşi timp: documentele stau la dispoziţia tuturor utilizatorilor autorizaţi fără limitare de timp indiferent de orele de deschidere (accesare)
- Uşor de întocmit în dublu exemplar: pot fi înlocuite pentru depozitare externă de siguranţă sau pentru utilizare externă
- Suporturile optice de date nu sunt sensibile la umiditatea aerului sau variaţiile de temperatură