Ce reprezintă arhivarea electronică?

Arhivarea electronică constituie procedeul de stocare securizată a procesului de conversie în format digital.

Despre ce este vorba..

V-aţi dori bibliorafturile cu acte mai degrabă desfiinţate? Aţi prefera să găsiţi un material imediat, decât să pierdeţi minute preţioase pentru căutarea lui? Biroul fără hârtii fac posibil acest lucru dacă faceţi de la început o planificare înţeleaptă. Cum vă puteţi orienta, în mod profesionist, spre o arhivare electronică adecvată şi astfel să evitaţi greşelile, aflaţi la acest capitol.

 

Acest serviciu are următoarele etape:

Analiza arhivei fizice a clientului

<span style='color: #800080;'>Analiza arhivei fizice a clientului

  • Numărul total de documente
  • Dimensiunile/formatele per volum
  • Gradul de uzură per volum/formate
  • Separarea pe departamente
  • Legătura ce urmează a fi făcută între arhiva fizică și cea electronică

Scanare
documentelor

<span style='color: #800080;'>Scanare </br> documentelor

De la documente de dimensiunea unei cărți de credit până la documente de dimensiune A0+

Identificare și
indexare

<span style='color: #800080;'>Identificare și</br> indexare

Identificarea tipurilor de documente și indexarea acestora în funcție de câmpurile stabilite anterior

Transfer

<span style='color: #800080;'>Transfer

Transferul tuturor informațiilor într-o bază de date

Export

<span style='color: #800080;'>Export

Exportul tuturor informațiilor pe serverul de arhivare al clientului





Beneficii

</br></br></br></br><span style='color: #800080;font-weight: bold;font-size: 32px'>Beneficii

  • Spaţiu necesar mai mic: va reduce necesarul de spaţiu cu cel puţin 90%
  • Prelucrare mai rapidă: vă puteţi găsi şi prelucra documentele în câteva secunde și în acest fel reduceţi timpul pentru luarea deciziilor, timpul de prelucrare pentru procedee şi proiecte, timpul necesar pentru căutarea hârtiilor
  • Costuri de personal mai mici
  • Costurile de personal pentru căutare, accesare şi administrare pot fi de asemenea micşorate
  • Acces mai rapid la informaţii: în sfera informaţiilor dumneavoastră nu mai există frânturi din punct de vedere al locului unde ele se găsesc, deci nu mai trebuie să vă gândiţi dacă o informaţie pe care o căutaţi se găseşte pe suport de hârtie sau pe calculator
  • Informaţiile sunt accesibile în acelaşi timp: documentele stau la dispoziţia tuturor utilizatorilor autorizaţi fără limitare de timp – indiferent de ’’orele de deschidere (accesare)’’
  • Uşor de întocmit în dublu exemplar: pot fi înlocuite pentru depozitare externă de siguranţă sau pentru utilizare externă
  • Suporturile optice de date nu sunt sensibile la umiditatea aerului sau variaţiile de temperatură